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LE ASSEMBLEE IN MODALITÀ “DA REMOTO”

UNA PRIMA EDIZIONE PERFETTA

04/11/2020

Un “dietro le quinte”
all’insegna del lavoro e della collaborazione

Le Assemblee Nazionali, Straordinaria ed Elettiva “Digital Edition”, si sono svolte puntualmente, nelle giornate del 30 – 31 ottobre e 1 novembre 2020.

La decisione, sofferta ma necessaria, della modalità “da remoto”, è stata dettata dalla situazione di emergenza Covid-19, peraltro in una fase di preoccupante incremento dei contagi e di restrizioni normative sempre più stringenti.

AIDO è stata costretta a rivedere il programma dell’Assemblea “in presenza”, con il solo termine di quindici giorni per la sua organizzazione.

Ne è seguito l’immediato contatto con ID-Technology per l’acquisto della licenza temporanea di utilizzo della piattaforma di ELIGO e lo studio di un upload di Zoom (aperto anche ai candidati e ai Presidenti Regionali) e dello strumento del WeTranfer per gli invii dei documenti da approvare e di cui rendere edotti i delegati. Strumenti prescelti per le loro caratteristiche di sicurezza tecnica e giuridica e per la relativa semplicità dell’interfaccia e prontamente acquisiti nel giro di pochi giorni.

Contemporaneamente è stato creato un piccolo nucleo operativo in presenza, a Bergamo, individuato nel Centro Congressi Giovanni XXIII, rispondente in pieno ai requisiti di connessione e di strumentazioni di regia e trasmissione richiesti.

Semplice!

Non proprio…

A questo punto si trattava di portare gli oltre 140 delegati ad essere in grado di affrontare queste novità.

La scelta è stata quella di accompagnare i delegati alla comprensione delle piattaforme di voto e di video-conferenza, costruendo una vera e propria “competenza” degli stessi all’uso di questi strumenti.

Come?

I passaggi sono stati:

  • l’elaborazione e l’invio ai Presidenti Regionali di Linee Guida, con richiesta di trasmissione a tutti i delegati;
  • la frequenza di un corso di ELIGO (coordinamento);
  • la creazione di una Guida Pratica al voto per i delegati, inviata loro tramite mail;
  • la programmazione di quattro prove pratiche per i delegati, comunicate loro via mail e one-to-one tramite WhatsApp (almeno alle persone individuate come supporto tecnico dai capi delegazione).

Il tipo di supporto prescelto è stato, dunque:

  • una comunicazione “graduale” e “rafforzata” per abituare gli utenti, a partire da un’informativa generale, fino al dettaglio delle istruzioni vere e proprie e alle comunicazioni specifiche relative al prossimo invio di link con relativi reminder;
  • forme “concrete” di sostegno, attraverso la creazione di “classi Zoom" di prova tecnica di entrambe le piattaforme e la creazione di un centralino telefonico di SOS, attivo nei giorni delle sessioni assembleari.

Focale è stata l’indicazione, data alle strutture regionali, di individuare una persona di riferimento, con una buona familiarità con la tecnologia, per accompagnare i delegati in questo processo.

I link sono stati inviati nei giorni delle Assemblee, come profusamente spiegato, anche tramite appositi reminder. L’invio del primo link di Zoom è stata anche occasione anche per ribadire la tematica dell’accreditamento, rafforzandone la spiegazione già data in sede di Guida Pratica.

Nei giorni delle Assemblee, il supporto telefonico one-to-one ai singoli delegati è stato prestato dallo stesso coordinamento/organizzazione dell’iniziativa, prima ed anche durante le stesse sessioni assembleari, con il suo apice nel momento del primo accesso sulla piattaforma di Eligo, perfezione giuridica dell’accreditamento.

Come hanno risposto i delegati?

I delegati si sono da subito mostrati attivi nella lettura dei materiali e hanno partecipato numerosi alle prove pratiche.

Le Regioni hanno accolto l’invito ad individuare persone “smart” di riferimento, che si sono dimostrate all’altezza del compito, in qualche caso anche con un ruolo focale nella soluzione di criticità, che non sono mancate.

I delegati sono stati attivi nell’uso dei supporti loro offerti, specie il centralino telefonico di SOS, come sopra spiegato, senza temere di chiedere aiuto in caso di problemi, che non sono mancati.

Gli strumenti utilizzati, infatti, pur semplici nell’utilizzo, hanno scontato la complicazione di due Assemblee per tre sessioni di lavoro. L’utilizzo contemporaneo di due piattaforme e l’affollamento connesso della casella mail degli utenti ha complicato la situazione. L’utenza mediamente anziana ha acuito, ovviamente, le difficoltà.

La fattiva collaborazione instaurata tra coordinamento e delegati ha permesso di superare ogni criticità ed è stata il frutto di un preciso lavoro in tal senso, mirato non solo all’idoneo supporto spiegato ma anche alla previsione e, quindi, alla risoluzione delle criticità che potevano presentarsi e che, puntualmente, non sono mancate all’appello.

Considero il dato apicale del momento centrale delle Assemblee, quello dell’elezione del Consiglio direttivo, 131 delegati (su 136 previsti) presenti sulle piattaforme per 131 votanti, come dato che decreta il successo assoluto delle Assemblee “da remoto”.

La base elettorale addirittura superiore alle Assemblee elettive “in presenza” (almeno degli ultimi anni) è stato un risultato straordinario, assolutamente oltre ogni previsione.

Altri elementi confermano e rafforzano il bilancio positivo delle Assemblee in oggetto, in particolare le presenze molto alte e partecipate (con interventi fatti rispettando il minutaggio indicato) in tutte e tre le sessioni, compresa l’ultima, meramente informativa e di congedo.

Sfida “Assemblee da remoto” vinta!

Anzi stravinta…

Ho visto i volontari giovani e i volontari anziani affrontare queste Assemblee tenendosi per mano, con l’auspicio che questa sia l’impostazione del “nuovo corso di AIDO”, segnato dalle nuove elezioni, in cui colgo nuove energie, cariche di entusiasmo, e figure storiche dell’Associazione, capisaldi immancabili, percorrere insieme il comune cammino del “percorso del sì”. La forza della creatività, per anagrafe molto giovane, accanto a quella dell’esperienza, più anziana di età. Dato tanto più importante, nell’attuale contesto storico, ove le figure più anziane di AIDO sono gli stessi “fondatori” della storica Associazione e dove nuovi giovani sono necessari per evitare la chiusura di alcune strutture territoriali (come insegna la modifica statutaria).

Risultato eccezionale in un’occasione eccezionale. AIDO ha dimostrato, insomma, ancora una volta di saper trarre il meglio da quanto la pandemia impone, proseguendo quel processo di digital-innovation già iniziato ben prima dell’emergenza e che nella stessa trova ulteriore accelerazione, con uno spirito che non vuole essere tanto e solo di mero adeguamento al distanziamento sociale ma ha la pretesa di essere addirittura costruttivo di un r- innovamento dell’Associazione, sulle solide radici del passato.

Francesca Boldreghini
Coordinatrice Assemblee Nazionali Straordinaria e Ordinaria Elettiva 2020

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